Система интеграции сотрудников

Пожалуй, нет ничего более сложного для нового сотрудника, чем быстро и эффективно вникнуть  в новую работу. И нет ничего более трудоемкого в процессе, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела. И не просто ввести, а быть уверенным в том, что человек, действительно понял и осознал все нюансы предстоящей работы и за него не придется краснеть и нести убытки.   Ситуация усложняется еще несколькими факторами:

  1. В зависимости от сложности проекта новому сотруднику потребуется от месяца до плюс бесконечности времени на процесс погружения в проект, обучению нужным скилам и другим вещам, которые он должен знать и уметь. При этом, как правило, во время онбординга компания несет расходы, потому что не может включить сотрудника на проект и быть уверенной, что он все делает правильно;
  2. Руководители направления тратят массу времени, сил и нервов, пытаясь аккумулировать все необходимые для нового сотрудника знания, передать их ему и проконтролировать результат. Как следствие, компания несет расходы и тут, т.к. оплачивает время руководителя, потраченное на новенького;
  3. Многие знания никак не задокументированы,  хранятся в головах сотрудников, что повышает риск передачи знаний при увольнении ключевых членов команды.

Итого, получается, что ввести нового сотрудника на проект – это всегда нервно, долго и затратно. А как быть, если рост команды настолько стремительный, что просто не позволяет обучить таким “дедовским” способом всех и сразу?

Задумываясь над этим вопросом, мы пришли к выводу, что процесс обучения  и онбординга должен быть:

  • Достаточно быстрым
  • Относительно недорогим
  • Как можно более автоматизированным
  • С минимальными рисками потери знаний при увольнении ключевых людей компании

Так, размышляя о данном вопросе,  однажды утром к нам пришло оно — озарение (по другому и не скажешь):  а что, если задокументировать основные рабочие моменты, переложить все знания в динамически меняющиеся модули и настроить систему автоматического обучения новых сотрудников? Так началась новая эра нашего онбординга под названием “Система интеграции“.

Что это такое? Это система, которая содержит всю нужную информацию о проекте , процессах компании, обязанностях, процедуре проведения всех базовых мероприятий. Т.е. все, с чем столкнется человек при непосредственной работе. Минимум теории, максимум по делу. Система интеграции состоит из:

  • пользователей с разными ролями
  • треков (например, “Информация для лидов направления”, “Информация для трейни QA” и т.д.)
  • модулей внутри треков (например, “Процедура проведения регрессионного тестирования”, “Сбор метрик”, “Заполнение отчета” и т.д.)

Каждый модуль содержит описание, видео, скриншоты, инструкции, т.е. все, что  нужно для понимания того или иного процесса или обязанностей. Данные в них собираются из корпоративных документов, правил, а также (что самое основное) – из светлых голов наших сотрудников, которые уже работают над данными задачами и знают, как это должно быть. Для того, чтобы проконтролировать, насколько хорошо новый сотрудник понял суть модуля, в каждом модуле есть задание для выполнение по итогу. Перейти к изучению нового модуля  новый сотрудник может только, если правильно сделал задание предыдущего.  Модули и треки можно гибко настраивать, дополнять или создавать новые. При этом перенести в треки можно практически любую информацию по работе компании, чем ускорить процесс онбординга и сэкономить деньги в разы! Как выглядит пример одного из треков, представлено на рисунке 1.

Рис.1 Пример трека в системе интеграции

Как оказалось, все гениальное просто!  Да, потребовалось некоторое время на создание треков и наполнение модулей.  И потребуется еще на актуализацию и поддержку. Но это время не идет в сравнение с тем, сколько тратят руководители на обучение новых сотрудников.

Итак, что мы выиграли после внедрения системы интеграции:

  1. ускорение процесса обучения новых сотрудников и дообучения уже работающих
  2. экономия времени, нервов и денег на обучение новых сотрудников
  3. экономия времени на аттестациях и срезах знаний – это происходит автоматически в виде тестов, текстовых заданий или видео-интервью
  4. новеньким дан карт бланш: они могут проходить треки так быстро, как могут и обучаться в то время, которое им удобно (хоть ночью)
  5. всегда есть возможность вернуться в трек и почитать, если что-то забыл
  6. минимизирован риск потери информации при увольнении ключевых людей
  7. принимать на работу и выплачивать зарплату можно только тем людям, кто успешно прошел вводный трек: человек уже введен в курс дела и готов работать на проекте практически с первого дня
  8. сильно упрощается вопрос с резкой масштабируемостью команды: система работает одинаково хорошо как для 1 сотрудника, так и для 100

Подводя итог, хочется заметить, что единоразовые шаги к оптимизации этого вопроса привели нас к грандиозно потрясающему результату. Всем стало проще жить и работать с удовольствием. А не в этом ли счастье, друзья?